Подключение ЭДО

Электронный документооборот - самый быстрый способ доставить документы.

Через ЭДО можно обмениваться документами любого формата – договора, акты приёмки-сдачи работ/услуг, товарные накладные, универсальные передаточные/корректировочные документы (УПД/УКД), любые другие документы в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и тд.

Электронные документы в виде файла на компьютере или в сервисе активно используют для организации безбумажного документооборота. Файл заверяется электронной подписью, которая обеспечивают юридическую значимость электронного документа.

Также ЭДО является обязательной частью маркировки -любое перемещение маркированного товара между участниками товарооборота должно сопровождаться передачей информации о таком перемещении в систему «Честный ЗНАК». 

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое ЭДО?

ЭДО -электронный документооборот - обмен электронными документами между организациями и государственными органами.  

Электронный документооборот проходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний - в пределах одной организации и внешний -передача данных между компаниями и госучреждениями.

Преимущества заключаются в автоматизации и ускорении бизнес-процессов, сокращении времени на обработку документов, уменьшении затрат на их хранение и передачу, повышении надёжности и безопасности передачи информации.

2. Как подключить ЭДО?

Подключение к системе ЭДО осуществляется в определённом порядке и пошагово процесс выглядит следующим образом:

Шаг 1. Получение электронной подписи
Для подключения к ЭДО используется УКЭП -усиленная квалифицированная электронная подпись. Этот вид подписи является наиболее защищённым и отвечает высоким требованиям к надёжности и безопасности электронного документооборота.

Для получения УКЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр, пройти процедуру идентификации и получить сертификат электронной подписи. 

Руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям такую подпись выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России или её аккредитованные лица. 

Уполномоченным сотрудникам компании необходимо сделать личные электронные подписи физического лица в любом аккредитованном удостоверяющем центре и машиночитаемую доверенность (МЧД), в которой будут перечислены полномочия подписанта. Для оформления МЧД понадобится УКЭП руководителя. 

Шаг 2. Выбор оператора ЭДО и заключение договора 

Необходимо определиться с оператором ЭДО, заключить с ним договор и получить учётные данные. Операторы отличаются функциональностью, интерфейсом и тарифами.

Например, «Платформа ЭДО» - сервис электронного документооборота от IT-компании ООО «Эвотор ОФД». Позволяет обмениваться любыми электронными документами, в том числе с кодами маркировки. Интегрирован с системой Честный ЗНАК, подходит для работы с любыми категориями товаров. 

Для пользователей, осуществляющих торговлю маркированной продукции, доступно:
-отправка УПД/УПДи/УКД с кодами маркировки в Честный ЗНАК
-отслеживание статуса перехода права собственности на коды маркировки в Честный ЗНАК
-доверительная приемка/помарочная приемка -редактор документов
-возможность скачать xml-файлы с кодами маркировки по поставке
-простой и удобный интерфейс
-роуминг с ведущими операторами ЭДО

Шаг 3. Установка необходимого программного обеспечения
Современные цифровые сервисы не требуют установки специального программного обеспечения на компьютер, однако для работы с УКЭП понадобится установка программы КриптоПро CSP.

Шаг 4. Регистрация в системе ЭДО и настройка
Чтобы подключиться к системе ЭДО, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете сервиса и настроить необходимые параметры документооборота. 

Кроме того, при организации ЭДО необходимо подготовить соответствующие локальные нормативные акты для определения процедур и правил обработки электронных документов, а также работы в системе ЭДО.