Проверка маркировки лекарств в аптеке: сканер, МДЛП и разрешительный режим

Каждая упаковка лекарства в России несёт код DataMatrix, а её путь от завода до покупателя фиксируется в МДЛП — системе мониторинга движения лекарственных препаратов, части государственной системы «Честный знак». Для аптеки это означает две обязательные проверки: при приёмке товара и при продаже на кассе. Разбираем, как они устроены, что для них нужно и где чаще всего ошибаются.

Как устроена проверка лекарств в аптеке

В коде DataMatrix зашиты GTIN препарата, индивидуальный серийный номер упаковки и криптографический «хвост», который подтверждает, что код выпущен государственным оператором, а не напечатан кем-то ещё. Поэтому проверка — это не подсчёт контрольной цифры, как у обычного штрихкода, а обращение к МДЛП: система отвечает, существует ли такая упаковка, у кого она сейчас числится и можно ли её продавать.

• Приёмка. Поставщик отправляет в МДЛП документ с кодами отгруженных упаковок. Аптека сканирует поступившие коды, сверяет с документом и подтверждает приёмку. Только после этого упаковки числятся за аптекой, и их можно продавать.
• Продажа. На кассе провизор сканирует DataMatrix каждой упаковки. Касса передаёт код в чеке через ОФД, и упаковка выбывает из оборота. В разрешительном режиме касса ещё до пробития чека запрашивает «Честный знак»: если код не найден, уже выбыл, заблокирован или препарат не введён в оборот, продажа не пройдёт.
• Льготный отпуск и медорганизации. Там, где лекарство выдаётся без чека, выбытие регистрируется регистратором выбытия — отдельным устройством, которое подписывает операцию криптографически.

Какое оборудование нужно аптеке

• 2D-сканер штрихкода. Обычный линейный сканер DataMatrix не прочитает. Нужен имидж-сканер с поддержкой 2D-кодов и, желательно, с настройкой под мелкие коды на блистерах и флаконах — на аптечных упаковках код часто размером с ноготь и напечатан на неровной поверхности. Подходящие модели — в разделе «Сканеры штрихкода».
• Касса с поддержкой маркировки и договор с ОФД, который передаёт коды в «Честный знак». Кассовое ПО должно уметь работать с разрешительным режимом — проверять код онлайн перед пробитием. Подойдут смарт-терминалы и онлайн-кассы с актуальной прошивкой ФФД 1.2.
• Терминал сбора данных для приёмки: сканировать сотню упаковок по одной у компьютера долго, а с ТСД приёмка делается прямо у коробок — смотрите ТСД в каталоге.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя для регистрации в «Честном знаке» и подписания документов — Рутокен и ЭП.
• Учётная система. 1С:Розница, 1С:Медицина или аптечная программа с модулем МДЛП, чтобы приёмка, остатки и продажи сходились с данными системы.

Проверка лекарства на кассе: пошагово

1. Провизор сканирует DataMatrix на упаковке. Штрихкод EAN-13 рядом с ним для маркировки не подходит — нужен именно квадратный код.
2. Касса проверяет код у «Честного знака» (разрешительный режим) и показывает результат: «разрешено» или причину отказа.
3. Если разрешено — позиция попадает в чек, чек уходит в ОФД, упаковка выбывает из оборота.
4. Если отказ — упаковку откладывают, в чек её добавить нельзя. Причину смотрят в кабинете «Честного знака» и разбираются с поставщиком.

Код не проходит: типовые ситуации

• Сканер не читает код. Чаще всего дело в самом сканере: линейная модель, отключённая поддержка DataMatrix, засвет от лампы или блестящая плёнка. Помогает имидж-сканер с настроенным профилем под аптечные коды.
• «Код не найден в системе». Упаковка не введена в оборот производителем или код повреждён. Продавать нельзя — запрос поставщику.
• «Код уже выбыл» или «числится за другой организацией». Приёмка не была подтверждена в МДЛП, либо товар пришёл через посредника без документов. Сначала приводим в порядок приёмку.
• «Продажа запрещена». Заблокированная серия, отзыв, истёкший срок годности. Упаковку изымают из продажи.
• Касса продала без проверки. Прошивка или кассовая программа не поддерживает разрешительный режим — это нарушение, даже если код был легальным. Обновление кассы решает вопрос.

За продажу лекарств без сканирования кода или с неверными данными предусмотрены административные штрафы по статье 15.12 КоАП РФ с изъятием товара, а с 2025 года часть нарушений фиксируется автоматически по данным «Честного знака» — без выездной проверки.

Что мы делаем для аптек

Штрихкод-Сервис работает с аптеками и медорганизациями в Кемерове, Новокузнецке, Ленинске-Кузнецком, Анжеро-Судженске и Новосибирске:

• регистрируем аптеку в «Честном знаке» и МДЛП, оформляем электронную подпись;
• подбираем и настраиваем 2D-сканеры, ТСД и кассы под аптечные коды, обновляем кассы до ФФД 1.2 и разрешительного режима;
• настраиваем обмен 1С с МДЛП: приёмка, остатки, продажи, возвраты;
• обучаем провизоров работе с кодами и разбираем ошибки приёмки;
• сопровождаем: удалённая поддержка, выезд, замена ФН, ремонт в авторизованном сервисном центре.

Подробнее о требованиях к маркировке лекарств — на странице «Маркировка лекарств».

Вопросы аптек

Можно ли обойтись обычным сканером, который уже есть на кассе?

Если он линейный (лазерный) — нет: DataMatrix читают только имидж-сканеры с поддержкой 2D. Многие современные 2D-модели стоят как хороший линейный сканер, замена окупается первой же приёмкой.

Что будет, если продать лекарство, не отсканировав код?

Упаковка останется в обороте за аптекой, а на кассе будет расхождение с МДЛП. Такие продажи видны оператору системы и попадают под штрафы по ст. 15.12 КоАП РФ.

Нужен ли ТСД маленькой аптеке?

При двух-трёх поставках в неделю по несколько десятков упаковок можно принимать сканером у компьютера. Если приёмка занимает у сотрудника час и больше — ТСД быстро себя оправдывает.

Покупатель просит проверить лекарство, купленное в другом месте

Посоветуйте ему приложение «Честный знак»: оно покажет легальность упаковки по коду. Аптека проверяет только те упаковки, которые числятся за ней в МДЛП.